Mã số hộ kinh doanh là gì? Quy định mới áp dụng từ 01/7/2025

Từ ngày 01/7/2025, quy định về mã số hộ kinh doanh sẽ có nhiều thay đổi quan trọng theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các văn bản liên quan. Một trong những điểm đáng chú ý là việc sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Bên cạnh đó, các quy định mới cũng làm rõ quyền thành lập hộ kinh doanh, điều kiện đăng ký và các trường hợp không bắt buộc đăng ký. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những thay đổi này để chủ động thích ứng, tránh sai sót trong quá trình kinh doanh từ sau mốc thời gian quan trọng này.

Quy Định Mới Về Mã Số Hộ Kinh Doanh Từ 01/7/2025

Ngày 30/6/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Trong đó, có quy định về mã số hộ kinh doanh. Theo đó, Điều 91 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về mã số hộ kinh doanh như sau.

Mã số hộ kinh doanh là gì?

Mã số hộ kinh doanh là một dãy số định danh duy nhất, được sử dụng để xác định và quản lý hộ kinh doanh trong hệ thống quản lý nhà nước. Dãy số này thực chất chính là mã số thuế, do Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế tự động tạo ra dựa trên thông tin đăng ký của hộ kinh doanh. Sau khi được tạo, mã số này sẽ được truyền sang Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh để phục vụ cho việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký.

Khi hộ kinh doanh hoàn tất thủ tục đăng ký và hồ sơ được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, mã số hộ kinh doanh sẽ được in rõ trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Đây là mã số chính thức và sẽ được sử dụng trong toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh, từ kê khai thuế, mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng, đến việc kiểm tra, thanh tra từ các cơ quan quản lý nhà nước.

Việc sử dụng một mã số thống nhất giúp đảm bảo sự đồng bộ giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, đồng thời hạn chế trùng lặp thông tin và tăng hiệu quả quản lý.

Mục đích của việc sử dụng thống nhất mã số hộ kinh doanh

Mã số hộ kinh doanh được sử dụng thống nhất giữa các cơ quan quản lý nhà nước nhằm phục vụ cho việc thực hiện các hoạt động quản lý như thuế, kiểm tra, thống kê…

Đồng thời, việc sử dụng chung một mã số cũng giúp các cơ quan dễ dàng trao đổi dữ liệu liên quan đến hộ kinh doanh một cách đồng bộ, chính xác và hiệu quả hơn.

Quy trình cấp mã số hộ kinh doanh được thực hiện như thế nào?

Việc cấp mã số hộ kinh doanh được thực hiện hoàn toàn qua hệ thống điện tử, theo quy trình liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Cụ thể, quy trình diễn ra như sau.

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ đăng ký

Khi hộ kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký, Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh sẽ kiểm tra. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, hệ thống sẽ gửi thông tin đăng ký sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế.

Bước 2: Cơ quan thuế kiểm tra và phản hồi

Hệ thống đăng ký thuế tiếp nhận thông tin và tự động kiểm tra tính chính xác, đầy đủ theo quy định của pháp luật về thuế.

Trong quá trình kiểm tra thông tin đăng ký hộ kinh doanh, có hai trường hợp có thể xảy ra.

Trường hợp thứ nhất, nếu thông tin hợp lệ và phù hợp với quy định pháp luật về đăng ký thuế, hệ thống ứng dụng đăng ký thuế sẽ tự động cấp mã số hộ kinh doanh (cũng chính là mã số thuế) và gửi lại thông tin này kèm theo dữ liệu về cơ quan thuế quản lý trực tiếp cho hệ thống đăng ký hộ kinh doanh.

Trường hợp thứ hai, nếu thông tin chưa phù hợp, hệ thống thuế sẽ tự động phản hồi lý do không phù hợp và chuyển thông tin này trở lại hệ thống đăng ký hộ kinh doanh. Khi đó, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ có trách nhiệm thông báo cho hộ kinh doanh để tiến hành điều chỉnh và hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.

Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Sau khi nhận được phản hồi từ hệ thống thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ tiến hành cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho người nộp hồ sơ. Đồng thời, cơ quan này cũng có trách nhiệm thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp biết về việc hộ kinh doanh đã được thành lập để phối hợp trong công tác quản lý sau này.

Mã Số Hộ Kinh Doanh Có Phải Mã Số Thuế Của Hộ Kinh Doanh Không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 5b của Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT), khi một hộ kinh doanh thực hiện đăng ký, Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế sẽ tự động tạo ra một dãy số và chuyển thông tin này sang Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh để cấp cho hộ. Dãy số này sẽ được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và đồng thời được sử dụng làm mã số thuế của hộ kinh doanh.

Nói cách khác, theo quy định hiện hành, mã số hộ kinh doanh chính là mã số thuế của hộ đó, được sử dụng trong các hoạt động liên quan đến nghĩa vụ thuế và giao dịch pháp lý.

Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2025, theo quy định tại khoản 2 Điều 38 Thông tư 86/2024/TT-BTC, việc cấp và sử dụng mã số thuế cho cá nhân, hộ kinh doanh, hộ gia đình sẽ chấm dứt. Thay vào đó, các đối tượng này sẽ sử dụng số định danh cá nhân để thay thế mã số thuế trong tất cả các hoạt động liên quan đến thuế, phù hợp với quy định tại Điều 35 của Luật Quản lý thuế năm 2019.

Vì vậy, kể từ 01/7/2025, số định danh cá nhân sẽ được dùng thay thế mã số thuế cho cá nhân, hộ kinh doanh, hộ gia đình và sẽ là mã số duy nhất phục vụ cho việc quản lý thuế cũng như các giao dịch hành chính liên quan.

Quyền thành lập hộ kinh doanh từ 01/7/2025

Theo Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025, việc thành lập hộ kinh doanh được quy định chi tiết như sau.

Khi nào phải đăng ký hộ kinh doanh?

Dù thuộc nhóm đối tượng không bắt buộc, nếu có nhu cầu đăng ký chính thức, cá nhân hoặc hộ gia đình vẫn có thể nộp hồ sơ thành lập hộ kinh doanh theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Hộ kinh doanh do ai đứng tên và chịu trách nhiệm?

Hộ kinh doanh có thể do một cá nhân đứng tên đăng ký hoặc do nhiều thành viên trong cùng một hộ gia đình cùng đăng ký thành lập. Trong mọi trường hợp, người đại diện cho hộ kinh doanh sẽ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với mọi hoạt động kinh doanh của hộ. 

Nếu hộ kinh doanh được thành lập bởi nhiều thành viên trong gia đình, thì các thành viên này phải lập văn bản ủy quyền cho một người làm đại diện. Văn bản ủy quyền này cần được công chứng hoặc chứng thực theo đúng quy định của pháp luật để đảm bảo tính pháp lý trong suốt quá trình hoạt động.

Ai có quyền thành lập hộ kinh doanh?

Mọi công dân Việt Nam là cá nhân hoặc thành viên hộ gia đình có năng lực hành vi dân sự đầy đủ (theo Bộ luật Dân sự) đều có quyền thành lập hộ kinh doanh.

Tuy nhiên, một số trường hợp bị cấm thành lập, bao gồm:

– Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang bị tạm giam hoặc chấp hành hình phạt tù;

– Người đang trong thời gian thi hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc giáo dục bắt buộc;

– Người bị Tòa án cấm hành nghề, cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định;

– Các đối tượng khác bị cấm theo quy định của pháp luật hiện hành.

Trường hợp nào không bắt buộc đăng ký hộ kinh doanh?

Một số đối tượng sau không phải đăng ký hộ kinh doanh, bao gồm:

– Hộ gia đình hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, làm muối;

– Những người bán hàng rong, bán quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, kinh doanh thời vụ, hoặc làm dịch vụ có thu nhập thấp.

Tuy nhiên, nếu những người này kinh doanh ngành nghề thuộc danh mục có điều kiện, thì vẫn phải đăng ký theo quy định. Bên cạnh đó, mức thu nhập được coi là “thấp” sẽ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định tùy theo từng địa phương.

Lời Khuyên Dành Cho Người Bán

Việc nắm bắt và tuân thủ các quy định mới về mã số hộ kinh doanh từ ngày 01/7/2025 là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hợp pháp và thuận lợi. Việc thay thế mã số thuế bằng số định danh cá nhân cũng cho thấy xu hướng hiện đại hóa và đồng bộ dữ liệu quản lý nhà nước trong thời gian tới.

Nếu bạn đang kinh doanh cá thể hoặc dự định thành lập hộ kinh doanh, hãy chủ động tìm hiểu kỹ quy trình đăng ký mới, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, và theo dõi các hướng dẫn cập nhật từ cơ quan chức năng tại địa phương. Ngoài ra, việc sử dụng số định danh cá nhân trong các giao dịch thuế đòi hỏi bạn phải bảo mật thông tin cá nhân cẩn thận, tránh sai sót hoặc lộ lọt dữ liệu.

Để tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý, bạn cũng có thể cân nhắc nhờ sự tư vấn của các luật sư hoặc chuyên viên pháp lý uy tín khi thực hiện các thủ tục đăng ký hộ kinh doanh.

Bài viết được tham vấn chuyên môn bởi Luật sư Nguyễn Thụy Hân & Chuyên viên Pháp lý Nguyễn Ngọc Quế Anh.

Nguồn tham khảo: thuvienphapluat.vn

Thấu hiểu những khó khăn người bán gặp phải khi kinh doanh trên TMĐT, EcomMax đã và đang triển khai rất nhiều các dịch vụ Shopee, Lazada cũng như TikTok hỗ trợ hàng ngàn người bán trên toàn quốc. Liên hệ ngay qua fanpage hoặc hotline bên dưới để được hỗ trợ nhiệt tình 24/7.

EcomMax là đối tác chiến lược chính thức, được Shopee công nhận về chất lượng dịch vụ. Điều này khẳng định năng lực và cam kết đồng hành cùng các nhà bán hàng trong hành trình phát triển kinh doanh.

LIÊN HỆ NGAY đặt lịch tư vấn dịch vụ bằng cách để lại số điện thoại trong phần tin nhắn qua zalo hoặc gọi trực tiếp qua số điện thoại bên dưới bài viết.

EcomMax- Hợp tác cùng phát triển

Tìm hiểu thêm về các dịch vụ của EcomMax tại đây

Địa chỉ: 126 Mễ Trì Hạ – Mễ Trì – Nam Từ Liêm – Hà Nội

SĐT: 0376821688